Hausgeldabrechnung einfach erklärt: Aufbau, Prüfung und Fristen

Die Verwaltung erstellt sie nach Ablauf des Kalenderjahres als Abrechnung über den Wirtschaftsplan (§ 28 Abs. 2 WEG). Sie zeigt, welche Einnahmen und Ausgaben die WEG im Kalenderjahr tatsächlich hatte, und legt für jede Eigentümerin und jeden Eigentümer fest, ob ein Guthaben oder eine Nachzahlung entsteht.

Aus welchen Teilen besteht die Abrechnung?

Gesamtabrechnung. Sie fasst alle tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der WEG im Jahr zusammen. Auf der Einnahmenseite stehen zum Beispiel die Hausgeld-Vorauszahlungen aller Eigentümer:innen, Sonderumlagen oder Zinsen. Auf der Ausgabenseite stehen die Kosten nach Kategorien: Versicherungen, Heizung, Wasser, Strom, Müll, Reinigung, Verwaltung, Bankgebühren und Reparaturen. Dazu kommt die Zuführung zur Erhaltungsrücklage.

Einzelabrechnung. Sie ist Ihre persönliche Abrechnung. Sie enthält Ihre Einheit, den Abrechnungszeitraum, die geleisteten Vorauszahlungen, Ihren Anteil an den tatsächlichen Kosten und den angewendeten Verteilungsschlüssel je Kostenart. Am Ende steht der Saldo.

So entsteht Guthaben oder Nachzahlung

Die Rechnung ist einfach: tatsächliche Kosten minus geleistete Vorauszahlungen.

Wie Ihr Anteil zustande kommt, regelt der Verteilungsschlüssel. Standard sind die Miteigentumsanteile (§ 16 Abs. 2 Satz 1 WEG), in vielen Gemeinschaften gelten für einzelne Kostenarten andere Schlüssel, etwa der Verbrauch bei Heizung und Wasser.

Vergleich mit dem Wirtschaftsplan

Die Abrechnung stellt die tatsächlichen Kosten dem Wirtschaftsplan gegenüber. Weichen Positionen deutlich ab, sollte die Verwaltung das erklären. Typische Ursachen sind höhere Preise der Versorger, ungeplante Reparaturen, ein kälterer Winter, geänderte Tarife oder Versicherungsprämien.

Was beschließen die Eigentümer:innen?

Vor der Reform 2020 wurde die gesamte Abrechnung beschlossen. Heute beschließen die Eigentümer:innen nach Ablauf des Kalenderjahres nur noch über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 Satz 1 WEG). Auf Grundlage des Beschlusses kann die WEG Nachzahlungen einfordern. Außerdem können die Eigentümer:innen beschließen, wann Forderungen fällig werden und wie sie zu erfüllen sind (§ 28 Abs. 3 WEG).

Die Abrechnung geht den Eigentümer:innen vor der Versammlung zu, häufig zusammen mit der Einladung. Für die Einladung gilt: Sie erfolgt in Textform, also zum Beispiel per E-Mail oder Brief, und die Einladungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen, außer in besonders dringenden Fällen (§ 24 Abs. 4 WEG). Für die Übersendung der Abrechnung selbst enthält das Gesetz keine eigene Frist. Praktisch gehört sie in die Einladungsunterlagen, damit die Eigentümer:innen sie vor der Abstimmung prüfen können.

Auch für die Erstellung der Abrechnung nennt § 28 Abs. 2 WEG nur, dass sie „nach Ablauf des Kalenderjahres“ erfolgt, aber keine feste Frist. Wie schnell die Verwaltung liefern muss, kann die Teilungserklärung oder der Verwaltervertrag regeln. Gerichte halten in der Regel einen Zeitraum von einigen Monaten nach Jahresende für angemessen, eine feste gesetzliche Zahl gibt es nicht.

Der Vermögensbericht

Zusätzlich erstellt die Verwaltung nach Ablauf eines Kalenderjahres den Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG). Er enthält den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens. In der Praxis gehören dazu die Kontostände, offene Forderungen (zum Beispiel unbezahltes Hausgeld) und offene Verbindlichkeiten. Jede Eigentümerin und jeder Eigentümer bekommt den Bericht zur Verfügung gestellt. Die Abrechnung erklärt, was im Jahr passiert ist, der Vermögensbericht zeigt, wo die WEG jetzt steht.

Steuerlich nutzbare Angaben

Für Ihre Steuererklärung kann ein gesonderter Ausweis haushaltsnaher Dienstleistungen und Handwerkerleistungen wichtig sein (§ 35a EStG). Begünstigt ist nur der Arbeitskostenanteil, nicht das Material. Die Steuer ermäßigt sich nach geltendem Recht bei haushaltsnahen Dienstleistungen um 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens 4.000 Euro im Jahr (§ 35a Abs. 2 EStG), bei Handwerkerleistungen um 20 Prozent, höchstens 1.200 Euro im Jahr (§ 35a Abs. 3 EStG). Voraussetzung sind eine Rechnung und die unbare Zahlung. Damit die Angaben stimmen, muss der Arbeitsanteil auf den Rechnungen erkennbar sein.

Belegeinsicht und Anfechtung

Sie dürfen die Verwaltungsunterlagen der WEG einsehen (§ 18 Abs. 4 WEG), dazu zählen die Belege, auf denen die Abrechnung beruht, etwa Rechnungen und Kontoauszüge. Der Termin wird meist mit der Verwaltung abgestimmt. Wie lange solche Belege aufbewahrt werden, erklärt der Ratgeber zu Aufbewahrungsfristen in der Hausverwaltung.

Halten Sie den Beschluss für fehlerhaft, können Sie ihn anfechten: Die Klage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG). Typische Gründe sind ein falscher Verteilungsschlüssel, Rechenfehler oder die Umlage nicht umlagefähiger Kosten.

Wenn die Eigentümer wechseln

Wechselt eine Einheit im Jahr den Eigentümer, richtet sich die Zahlungspflicht gegenüber der WEG nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nach dem Zeitpunkt der Beschlussfassung: Nachschüsse schuldet, wer dann Eigentümer ist. Wie Käufer und Verkäufer die Kosten untereinander aufteilen, regeln sie im Kaufvertrag. Dieser Abrechnungsschnitt ändert an der Pflicht gegenüber der WEG nichts. Ob Guthaben oder Nachzahlung im Innenverhältnis weitergereicht werden, sollte der Kaufvertrag deshalb klar sagen.