Aufgaben eines WEG-Verwalters: Was gehört dazu, was nicht?

Er handelt im Rahmen der Gesetze, der Teilungserklärung und der Beschlüsse der Eigentümer:innen und muss dabei die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung treffen (§ 27 WEG; zum Maßstab § 18 Abs. 2 und § 19 WEG).

Was heißt „ordnungsgemäße Verwaltung“?

In der Praxis gehören dazu: Einhaltung von Gesetz, Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, Rücksicht auf die Interessen aller Eigentümer:innen, finanzielle Transparenz und Genauigkeit, rechtzeitige Erledigung, Dokumentation von Beschlüssen und Vorgängen, sorgfältiger Umgang mit dem Geld der WEG und Erhalt des Gebäudes.

Dagegen verstoßen zum Beispiel versäumte Fristen, ein falscher Verteilungsschlüssel, das Ignorieren von Beschlüssen, das Vermischen von WEG-Geld mit anderem Geld oder eine mangelhafte Hausgeldabrechnung. Solche Verstöße können zur Haftung des Verwalters und zur Abberufung führen.

Die Aufgaben im Überblick

1. Finanzen

Zum Kern gehören:

• Wirtschaftsplan aufstellen (§ 28 Abs. 1 WEG)
• Hausgeld einziehen, Zahlungen überwachen, mahnen
• Rechnungen der Dienstleister prüfen und bezahlen
• Buchhaltung führen
• Jahresabrechnung und Vermögensbericht erstellen (§ 28 Abs. 2 und 4 WEG)
• Bankkonten und Erhaltungsrücklage verwalten
• steuerliche Fragen mit dem Steuerberater abstimmen

Das Geld der WEG gehört den Eigentümer:innen. Es muss strikt vom Vermögen der Verwaltung getrennt werden. Die Gemeinschaft ist rechtsfähig (§ 9a Abs. 1 WEG) und kann selbst Kontoinhaberin sein. Üblich sind ein Hauptkonto und ein Rücklagenkonto.

2. Gemeinschaftseigentum

Der Verwalter kontrolliert regelmäßig Gebäude und Grundstück, organisiert laufende Pflege wie Reinigung, Garten und Kleinreparaturen, koordiniert Wartungen, reagiert auf Schäden, bereitet Beschlüsse zu größeren Reparaturen und Modernisierungen vor und sorgt für die Verkehrssicherung. Bei größeren Maßnahmen ist ein Beschluss der Eigentümerversammlung nötig.

Für bauliche Veränderungen gelten seit der WEG-Reform 2020 erleichterte Regeln (§ 20 WEG). Nach § 20 Abs. 2 WEG kann jede Eigentümerin und jeder Eigentümer angemessene bauliche Veränderungen verlangen, die

• dem Gebrauch durch Menschen mit Behinderungen (Barrierefreiheit),
• dem Laden elektrisch betriebener Fahrzeuge,
• dem Einbruchsschutz,
• dem Anschluss an ein Telekommunikationsnetz mit sehr hoher Kapazität (etwa Glasfaser) oder
• der Stromerzeugung durch Steckersolargeräte

dienen. Die Steckersolargeräte sind seit dem 17.10.2024 in der Liste. Ob und wie die Maßnahme umgesetzt wird, beschließt die Gemeinschaft im Rahmen ordnungsmäßiger Verwaltung. Die Kosten trägt in der Regel, wer die Maßnahme verlangt (§ 21 Abs. 1 WEG). Für den Verwalter entstehen dadurch neue Anfragen und Verfahren.

3. Eigentümerversammlung

Der Verwalter stellt die Tagesordnung auf, bereitet Unterlagen vor (Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Beschlussvorlagen), lädt ein und leitet in der Regel die Versammlung. Die Einladung erfolgt in Textform. Die Einladungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen, außer in besonders dringenden Fällen (§ 24 Abs. 4 WEG). Nach der Versammlung erstellt er die Niederschrift (§ 24 Abs. 6 WEG), setzt die Beschlüsse um und führt die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG).

Der Verwalter muss die Versammlung mindestens einmal im Jahr einberufen (§ 24 Abs. 1 WEG). Beschlüsse werden in der Regel mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst (§ 25 Abs. 1 WEG), in bestimmten Fällen gelten andere Mehrheiten. Wer einen Beschluss anfechten will, muss innerhalb eines Monats klagen und die Klage innerhalb von zwei Monaten begründen (§ 45 WEG).

4. Vertretung der WEG

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist rechtsfähig (§ 9a Abs. 1 WEG). Der Verwalter vertritt sie gerichtlich und außergerichtlich, gegenüber Handwerkern, Banken, Versicherungen und Behörden (§ 9b Abs. 1 WEG). Einen Grundstückskauf- oder Darlehensvertrag darf er nur aufgrund eines Beschlusses abschließen. Beschränkungen seiner Vertretungsmacht gelten Dritten gegenüber nicht (§ 9b Abs. 1 WEG). Im Verhältnis zu den Eigentümer:innen bleibt er aber an § 27 WEG und an Beschlüsse gebunden. Gibt es interne Betragsgrenzen, etwa für Überweisungen, stehen sie im Beschluss oder im Verwaltervertrag.

5. Sonderleistungen

Was nicht zum Standard gehört, ist Sonderleistung und muss im Verwaltervertrag geregelt und bepreist sein, zum Beispiel:

• Sonderumlagen vorbereiten
• außerordentliche Versammlungen
• Begleitung großer Modernisierungen
• Sonderauswertungen
• Begleitung von Gerichtsverfahren

Bestellung und Abberufung

Bestellung: Der Verwalter wird durch Beschluss der Eigentümer:innen bestellt (§ 26 Abs. 1 WEG). Dazu gehört ein Verwaltervertrag mit Leistungsumfang, Vergütung und Kündigungsbedingungen. Die Bestellung ist befristet: auf höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Eine erneute Bestellung ist möglich, der Beschluss darf frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden. Von diesen Vorgaben darf nicht abgewichen werden (§ 26 Abs. 5 WEG).

Zertifizierter Verwalter: Als zertifizierter Verwalter darf sich bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er die nötigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse hat (§ 26a WEG). Eigentümer:innen können verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird, denn das gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Das gilt seit dem 1. Dezember 2023 (§ 48 Abs. 4 WEG). Wer am 1. Dezember 2020 Verwalter einer Gemeinschaft war, galt dieser gegenüber noch bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert. Ausnahme für kleine Gemeinschaften: Der Anspruch besteht nicht, wenn es weniger als neun Sondereigentumsrechte gibt, ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Eigentümer:innen einen zertifizierten Verwalter verlangt.

Abberufung: Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Dafür genügt ein Beschluss mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen, ein wichtiger Grund ist nicht nötig. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Bis dahin kann der Verwalter grundsätzlich seine vereinbarte Vergütung verlangen, sofern der Vertrag nicht früher endet, etwa durch Kündigung.

Übergabe: Bei einem Wechsel muss der bisherige Verwalter die Unterlagen übergeben: Grundlagenurkunden, Beschluss-Sammlung, Protokolle, Finanzunterlagen, Verträge, Versicherungspolicen, Kontaktdaten und Informationen zu laufenden Verfahren. Wie lange diese Unterlagen aufbewahrt werden, erklärt der Ratgeber zu Aufbewahrungsfristen in der Hausverwaltung.

Verwalter und Beirat

Der Verwaltungsbeirat wird aus Wohnungseigentümer:innen bestellt und ist ein freiwilliges Organ. Er unterstützt und überwacht den Verwalter (§ 29 WEG), prüft häufig die Abrechnung und bereitet die Versammlung mit vor. Er führt aber nicht die Geschäfte der WEG.