Verteilungsschlüssel in der WEG: Welche gibt es und wie ändern Sie ihn?

Ohne abweichende Regelung werden die Kosten nach den Miteigentumsanteilen verteilt (§ 16 Abs. 2 Satz 1 WEG).

Der Standard: Miteigentumsanteile

Jede Einheit hat einen Miteigentumsanteil am Gemeinschaftseigentum. Er ergibt sich aus dem Grundbuch (§ 16 Abs. 1 Satz 2 WEG) und steht in der Teilungserklärung, oft in Tausendsteln, zum Beispiel 35/1000. Alle Anteile zusammen ergeben das Ganze, also 1000/1000.

Der Vorteil: Die Regel ist einfach und nachvollziehbar. Der Nachteil: Sie berücksichtigt nicht, wie stark eine Einheit tatsächlich nutzt. Eine kleine Wohnung mit vielen Bewohner:innen kann mehr Wasser verbrauchen als eine große mit einer Person.

Abweichende Schlüssel

Vereinbarung (zum Beispiel in der Gemeinschaftsordnung) oder Beschluss können für bestimmte Kostenarten andere Schlüssel festlegen (§ 16 Abs. 2 Satz 2 WEG). Häufig genannt werden:

• Wohnfläche: für flächenabhängige Kosten.
• Anzahl der Einheiten: jede Einheit zahlt gleich viel, etwa bei Verwaltungskosten.
• Verbrauch: bei Heizung und Wasser.
• Personenzahl: zum Beispiel bei Müll. Dafür müssen Bewohnerdaten gepflegt werden.
• Besondere Regeln: etwa Aufzugskosten nur für bestimmte Etagen oder Gartenkosten nur für die Eigentümer:innen mit Sondernutzungsrecht am Garten.
• Gewerbeeinheiten: teilweise mit eigenen Faktoren.

Eine WEG kann mehrere Schlüssel gleichzeitig verwenden, je nach Kostenart.

Heizkosten: Vorgaben der Heizkostenverordnung

Heizung und Warmwasser unterliegen der Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Danach werden bei zentralen Heizungsanlagen mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Betriebskosten nach dem erfassten Wärmeverbrauch verteilt (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV), der Rest nach Fläche. Für bestimmte ältere Gebäude nennt die Verordnung 70 Prozent. Für Warmwasser gilt eine entsprechende Regel. Dafür braucht es Messgeräte, etwa Heizkostenverteiler an den Heizkörpern. Für Wasser sind Wasserzähler in den Wohnungen nötig.

Die Heizkostenabrechnung erstellt meist ein Messdienstleister, die Verwaltung übernimmt das Ergebnis in die Jahresabrechnung. Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, wie die Verordnung es verlangt, dürfen Nutzer:innen, zum Beispiel Mieter:innen, ihren Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Bei fehlender fernablesbarer Ausstattung oder fehlenden Verbrauchsinformationen sind es 3 Prozent.

Umlagefähige Kosten bei vermieteten Einheiten

Vermieten Eigentümer:innen ihre Einheit, stellt sich eine zweite Frage: Was dürfen sie an die Mieter:innen weitergeben? Das regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) mit einem abschließenden Katalog, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser, Heizung, Aufzug, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung und Gebäudeversicherung. Es muss zusätzlich im Mietvertrag vereinbart sein (§ 556 Abs. 1 BGB).

Nicht umlagefähig sind unter anderem Instandhaltung und Reparaturen, Verwaltungskosten, Bankgebühren und Leerstand. Welche Regeln bei vermieteten Einheiten für die Kaution gelten, erklärt der Ratgeber Mietkaution: Regeln und Buchhaltung.

Haushaltsnahe Aufwendungen

Für die Steuererklärung von Eigentümer:innen (§ 35a EStG) sollte die Abrechnung Arbeitskosten getrennt vom Material ausweisen. Begünstigt sind nur die Arbeitskosten, nicht das Material. Die Steuer ermäßigt sich bei haushaltsnahen Dienstleistungen um 20 Prozent, höchstens 4.000 Euro im Jahr (§ 35a Abs. 2 EStG), und bei Handwerkerleistungen um 20 Prozent, höchstens 1.200 Euro im Jahr (§ 35a Abs. 3 EStG). Voraussetzung sind eine Rechnung und unbare Zahlung. Für Handwerkerleistungen sieht ein im September 2026 vom Kabinett beschlossener Gesetzentwurf ab 2027 nur noch 15 Prozent und höchstens 900 Euro vor. Er ist noch kein geltendes Recht.

Kann man den Verteilungsschlüssel ändern?

Ja. Nach § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG können die Eigentümer:innen für einzelne Kosten oder bestimmte Arten von Kosten eine andere Verteilung beschließen, auch abweichend von einer Vereinbarung. Dafür genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Eine qualifizierte Mehrheit, etwa zwei Drittel, verlangt das Gesetz nicht.

Vor der Reform 2020 war das enger geregelt. Für eine dauerhafte Änderung brauchte es meist eine Vereinbarung, also die Zustimmung aller, oder eine Änderung der Teilungserklärung.

Ganz frei sind die Eigentümer:innen dennoch nicht. Der Beschluss muss ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen (§ 18 Abs. 2 WEG). Der Bundesgerichtshof verlangt zum Beispiel einen sachlichen Grund, wenn bisher entlastete Eigentümer:innen künftig Kosten tragen sollen (Urteile vom 14.02.2025, V ZR 236/23 und V ZR 128/23). Wer den Beschluss für fehlerhaft hält, muss innerhalb eines Monats klagen (§ 45 WEG). Ohne Anfechtung wird er bestandskräftig. Vorgaben der Heizkostenverordnung bleiben unberührt.

Ein typisches Beispiel ist der Wechsel von Fläche auf Verbrauchsabrechnung bei den Heizkosten. Der Beschluss muss den neuen Schlüssel klar nennen. Die Buchhaltung setzt ihn ab dem beschlossenen Zeitpunkt um.

Wo sich der Schlüssel auswirkt

• Wirtschaftsplan: Jede Kostenart wird nach ihrem Schlüssel auf die Einheiten verteilt, sodass jede Eigentümerin ihr Hausgeld nachvollziehen kann.
• Jahresabrechnung: Der Schlüssel wird auf die tatsächlichen Kosten angewendet. Die Einzelabrechnung zeigt Anteil je Kostenart, Vorauszahlungen und Saldo.