Aufbewahrungsfristen und Verjährung in der Hausverwaltung

Verjährung dagegen begrenzt, wie lange eine Forderung gerichtlich durchgesetzt werden kann. Beides wird in der Hausverwaltung täglich gebraucht, weil dort viele Belege, Verträge und offene Posten anfallen.

Aufbewahrungsfristen

Maßgeblich sind § 147 Abgabenordnung (AO) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB). Beide unterscheiden drei Grundfristen:

Zehn Jahre gelten für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB).

Acht Jahre gelten für Buchungsbelege, also für Unterlagen, die Grundlage einer Buchung sind: etwa Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege und Zahlungsnachweise. Bis Ende 2024 waren es zehn Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV, Bundesgesetzblatt 2024 I Nr. 323) hat die Frist verkürzt. Sie gilt seit dem 1. Januar 2025 und erfasst auch Belege, deren alte Zehn-Jahres-Frist an diesem Tag noch nicht abgelaufen war. Für Rechnungen nennt auch § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre.

Sechs Jahre gelten für Handels- und Geschäftsbriefe, also empfangene und abgesendete Korrespondenz, und für sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die Fristen laufen nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, für die die Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 AO). Das betrifft zum Beispiel eine laufende Betriebsprüfung.

Wann beginnt die Frist?

Mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, der Brief empfangen oder abgesandt wurde oder die letzte Eintragung in das Buch gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Ein Beleg vom 15.06.2026 startet seine Frist am 31.12.2026. Bei acht Jahren endet sie am 31.12.2034, bei zehn Jahren am 31.12.2036.

Bei Verträgen ist der Fristbeginn nicht immer eindeutig. Viele Verwaltungen rechnen ab dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Das ist die vorsichtige Variante.

Beispiele aus der Hausverwaltung

Die Einordnung einzelner Unterlagen ist nicht immer eindeutig, etwa bei Verträgen, die zugleich Beleg und Geschäftsbrief sind. Im Zweifel wählen Sie die längere Frist.

Für die Verwaltungsunterlagen einer WEG enthält das Wohnungseigentumsgesetz keine Aufbewahrungsfrist. In der Praxis werden die Fristen aus § 147 AO und § 257 HGB entsprechend angewendet. Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft, die Verwaltung verwahrt sie. Lassen Sie sich die Vernichtung deshalb am besten durch einen Beschluss der Eigentümer:innen bestätigen. Zur Beschluss-Sammlung: Sie ist nach § 24 Abs. 7 WEG zu führen, bestimmt aber keine Aufbewahrungsfrist. Einträge dürfen gelöscht werden, wenn sie keine Bedeutung mehr haben.

Läuft ein Gerichtsverfahren, ein Streit mit Eigentümer:innen oder Mieter:innen oder eine Betriebsprüfung, behalten Sie die betroffenen Unterlagen, auch wenn die Frist schon abgelaufen ist.

Elektronische Archivierung

Die meisten Unterlagen liegen digital vor. Dafür gelten die GoBD in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.07.2025. Nötig sind unter anderem Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Lesbarkeit über die gesamte Frist und schnelle Auffindbarkeit. Praktisch heißt das: ein geeignetes Format, Datensicherungen, regelmäßige Lesbarkeitsprüfung und Zugriffsschutz.

Elektronisch empfangene Unterlagen bewahren Sie elektronisch auf. Ein Ausdruck allein genügt nicht. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz maßgeblich. Der PDF-Teil einer hybriden Rechnung muss nur dann zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er Angaben enthält, die im Datensatz fehlen und steuerlich wichtig sind.

DSGVO und Vernichtung

Nach Ablauf der Fristen dürfen Sie Unterlagen vernichten. Enthalten sie personenbezogene Daten, kann sogar eine Pflicht zur Löschung bestehen: Nach Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO müssen Daten gelöscht werden, wenn sie für den Zweck nicht mehr notwendig sind. Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, geht sie vor (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO), aber nur so weit, wie sie reicht. Da die Frist für Buchungsbelege kürzer geworden ist, sollten Sie Ihr Löschkonzept anpassen. Papier gehört in die sichere Vernichtung, digitale Daten müssen auch aus Sicherungen gelöscht werden. Halten Sie fest, was wann vernichtet wurde.

Verjährung von Forderungen

Nach Ablauf der Verjährungsfrist kann der Schuldner die Leistung verweigern (§ 214 Abs. 1 BGB). Die Forderung besteht weiter, ist aber nicht mehr durchsetzbar. Gerichte prüfen die Verjährung nur, wenn sich der Schuldner darauf beruft. Was trotzdem gezahlt wurde, kann nicht zurückgefordert werden (§ 214 Abs. 2 BGB).

Regelfrist: Drei Jahre (§ 195 BGB). Sie gilt für die meisten Forderungen, zum Beispiel Mietforderungen, Lieferantenrechnungen und Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung. Nach § 199 Abs. 1 BGB beginnt sie mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und der Gläubiger davon erfahren hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erfahren müssen. Die Forderung aus Mai 2026 verjährt daher am 31.12.2029. Unabhängig von der Kenntnis gilt für andere Ansprüche eine Höchstfrist von zehn Jahren ab Entstehung (§ 199 Abs. 4 BGB).

Kurze Frist im Mietrecht: Ansprüche des Vermieters auf Ersatz von Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren in sechs Monaten (§ 548 Abs. 1 BGB). Die Frist beginnt, wenn der Vermieter die Mietsache zurückerhält. Ansprüche der Mieter:innen auf Ersatz von Aufwendungen oder auf Gestattung der Wegnahme einer Einrichtung verjähren in sechs Monaten nach Ende des Mietverhältnisses (§ 548 Abs. 2 BGB). Bei jedem Auszug sollte die Buchhaltung diese Frist vormerken.

Betriebskosten: Die Abrechnung muss den Mieter:innen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Danach kann der Vermieter keine Nachforderung mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Das ist eine Ausschlussfrist, keine Verjährung.

Beschlüsse der WEG: Für die Anfechtung gilt keine Verjährung, sondern eine Ausschlussfrist: Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG).

Hemmung und Neubeginn

• Hemmung: Die Frist läuft für eine Zeit nicht weiter, zum Beispiel solange Verhandlungen schweben (§ 203 BGB) oder nach Klage und Mahnbescheid (§ 204 BGB). Ein bloßes Mahnschreiben hemmt die Verjährung nicht.
• Neubeginn: Die Frist beginnt neu zu laufen, zum Beispiel wenn der Schuldner die Forderung anerkennt, etwa durch eine Abschlagszahlung, oder wenn eine Vollstreckungshandlung vorgenommen oder beantragt wird (§ 212 BGB). Dokumentieren Sie ein Anerkenntnis schriftlich.

Was folgt daraus für die Praxis?

• Offene Posten regelmäßig nach Alter auswerten, mindestens einmal im Jahr.
• Verjährungstermine im System hinterlegen und rechtzeitig warnen lassen.
• Mahnungen, Verhandlungen und Anerkenntnisse mit Datum dokumentieren.
• Zweifelhafte Forderungen im Abschluss wertberichtigen.
• Rechtzeitig Mahnbescheid beantragen oder klagen.