Wirtschaftsplan in der WEG: Inhalt, Beschluss und Rücklage

Die Verwaltung stellt ihn auf, die Eigentümer:innen beschließen über die Vorschüsse, also das Hausgeld, und über die Rücklagen (§ 28 Abs. 1 WEG).

Wozu dient der Wirtschaftsplan?

Er bestimmt das Hausgeld und ist die Grundlage der laufenden Buchhaltung. Die Verwaltung kontrolliert das ganze Jahr, ob die tatsächlichen Ausgaben zum Plan passen. Für die Eigentümer:innen macht er transparent, was geplant ist und welche Vorhaben finanziert werden.

Was steht im Wirtschaftsplan?

Das Gesetz verlangt, dass der Plan die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben enthält (§ 28 Abs. 1 Satz 2 WEG). In der Praxis besteht er aus drei Teilen: einem Gesamtplan (alle Einnahmen und Ausgaben der WEG), Einzelplänen (das Hausgeld je Eigentümer:in) und einer Vorschau auf die Entwicklung der Rücklage.

Übliche Kostenarten sind:

• Versicherungen (zum Beispiel Wohngebäude- und Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht)
• Heizung und Warmwasser, Wasser und Abwasser
• Strom für Gemeinschaftsflächen, Müll, Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst
• Aufzug und Wartung technischer Anlagen, Kleinreparaturen
• Grundsteuer und öffentliche Abgaben
• Verwaltervergütung, Bankgebühren, gegebenenfalls Vergütung des Beirats
• Zuführung zur Erhaltungsrücklage

Als Basis dienen in der Regel die tatsächlichen Kosten des Vorjahres, angepasst um erwartete Änderungen wie Preissteigerungen oder neue Verträge.

Schritt für Schritt: So entsteht ein Wirtschaftsplan

1. Kosten des Vorjahres je Kategorie auswerten.
2. Änderungen prognostizieren: Energiepreise, Inflation, neue Verträge.
3. Aktuelle Angebote einholen: Versicherung, Wartungsverträge, Tarife.
4. Besondere Vorhaben planen, zum Beispiel Reparaturen oder Modernisierungen.
5. Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage festlegen.
6. Alles zusammenrechnen: geplante Ausgaben plus Rücklagenzuführung ergeben den Hausgeldbedarf.
7. Nach Verteilungsschlüssel auf die Einheiten verteilen.
8. Mit dem Vorjahr vergleichen und Abweichungen erklären.
9. Den Entwurf für die Eigentümerversammlung vorbereiten.

Dieser Prozess beginnt in der Praxis üblicherweise zwei bis drei Monate vor Ende des Kalenderjahres. Der Entwurf geht mit der Einladung an die Eigentümer:innen. Die Einladung erfolgt in Textform und soll mindestens drei Wochen vor der Versammlung zugehen, außer in besonders dringenden Fällen (§ 24 Abs. 4 WEG). Häufig schaut vorher der Verwaltungsbeirat darauf.

Die Erhaltungsrücklage im Plan

Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Im Alltag hört man auch noch „Instandhaltungsrücklage“. Sie ist Geld für spätere größere Ausgaben, etwa eine neue Heizung oder ein neues Dach. Über die Zuführungen beschließen die Eigentümer:innen mit dem Wirtschaftsplan (§ 28 Abs. 1 Satz 1 WEG). Eine feste Mindesthöhe nennt das Gesetz nicht, „angemessen“ ist der Maßstab. Orientierung geben der bauliche Zustand, das Alter der Anlagen, erwartete Großreparaturen und der aktuelle Rücklagenstand. In der Praxis liegen die Beträge auf einem eigenen Rücklagenkonto, getrennt vom Hauptkonto.

Ist die Rücklage zu klein, muss bei einer großen Reparatur eine Sonderumlage beschlossen werden.

Sonderumlagen

Eine Sonderumlage ist ein zusätzlicher Betrag über das Hausgeld hinaus, meist für ein konkretes Projekt. Ist sie schon absehbar, kann sie im Wirtschaftsplan stehen. Kommt sie im Laufe des Jahres, braucht sie einen eigenen Beschluss über zusätzliche Vorschüsse (§ 28 Abs. 1 Satz 1 WEG). Der Beschluss legt Zweck, Gesamtsumme, Verteilungsschlüssel und Zahlungstermine fest. Wann Forderungen fällig werden, können die Eigentümer:innen beschließen (§ 28 Abs. 3 WEG).

Beschluss und Fortgeltung

Die Eigentümerversammlung beschließt über die Vorschüsse und die Rücklagen. Dafür genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Einen Beschluss können Eigentümer:innen innerhalb eines Monats anfechten und innerhalb von zwei Monaten begründen (§ 45 WEG).

Wurde für das neue Jahr noch kein Plan beschlossen, sieht das Gesetz keine automatische Fortgeltung des alten Plans vor. Üblich ist ein Beschluss, dass ein konkreter Plan bis zur Beschlussfassung über den nächsten weitergilt. Der Bundesgerichtshof hat einen solchen Beschluss zum bis 2020 geltenden Recht für zulässig gehalten (Urteil vom 14.12.2018, V ZR 2/18). Klären Sie mit der Rechtsberatung, wie das nach der Reform in Ihrer Gemeinschaft geregelt ist.

Nach dem Beschluss stellt die Buchhaltung die neuen Hausgeldbeträge im System ein (Sollstellung).

Wenn die Kosten vom Plan abweichen

Kleine Abweichungen werden über die Jahresabrechnung ausgeglichen: Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Eigentümer:innen über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Bei deutlichen Abweichungen oder unerwarteten Großausgaben kann ein zusätzlicher Beschluss nötig sein, im Zweifel eine Sonderumlage. Sind die Kosten niedriger als geplant, entsteht ein Guthaben, das meist mit dem Hausgeld des Folgejahres verrechnet wird.