Mietkaution: Regeln für Wohnraum und Buchhaltung in der Hausverwaltung

Sie sichert mögliche Ansprüche des Vermieters, etwa Mietrückstände oder Schäden. Für Wohnraum gelten feste Regeln (§ 551 BGB). Abweichende Vereinbarungen zum Nachteil der Mieter:innen sind unwirksam (§ 551 Abs. 4 BGB).

Wie hoch darf die Kaution sein?

Höchstens das Dreifache der auf einen Monat entfallenden Miete, ohne die als Pauschale oder Vorauszahlung ausgewiesenen Betriebskosten (§ 551 Abs. 1 BGB). Man spricht von drei Nettokaltmieten. Die Nettokaltmiete ist die Grundmiete ohne Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten.

Bei Gewerberaum gilt § 551 BGB nicht. Die Parteien vereinbaren die Höhe im Grundsatz frei, oft als Bankbürgschaft.

Ratenzahlung

Ist eine Geldsumme als Sicherheit zu leisten, dürfen Mieter:innen bei Wohnraum in drei gleichen monatlichen Teilzahlungen zahlen. Die erste Rate ist zu Beginn des Mietverhältnisses fällig, die weiteren zusammen mit den unmittelbar folgenden Mietzahlungen (§ 551 Abs. 2 BGB). Ein Verzicht auf dieses Recht im Mietvertrag ist unwirksam (§ 551 Abs. 4 BGB).

Getrennte Anlage und Zinsen

Vermieter müssen eine als Sicherheit überlassene Geldsumme bei einem Kreditinstitut zum üblichen Zinssatz für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist anlegen (§ 551 Abs. 3 Satz 1 BGB). Die Parteien können eine andere Anlageform vereinbaren. In beiden Fällen muss die Anlage getrennt vom Vermögen des Vermieters erfolgen (§ 551 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Ein normales Geschäftskonto des Vermieters, auf dem das Geld mit anderen Mitteln vermischt wird, genügt nicht.

Die Erträge stehen den Mieter:innen zu und erhöhen die Sicherheit (§ 551 Abs. 3 BGB). Bei der Rückzahlung erhalten Mieter:innen daher die Kaution plus aufgelaufene Zinsen. Steuerlich sind die Zinsen Kapitalerträge der Mieter:innen. Eine Ausnahme gilt für Wohnraum in einem Studenten- oder Jugendwohnheim: Dort besteht keine Pflicht zur Verzinsung (§ 551 Abs. 3 Satz 5 BGB).

Die getrennte Anlage schützt die Kaution im Ernstfall, zum Beispiel bei einer Insolvenz des Vermieters. Wurde sie vermischt, kann sie verloren sein.

Wird die vermietete Wohnung verkauft, tritt der Erwerber in die Rechte und Pflichten aus der Kaution ein (§ 566a Satz 1 BGB). Können Mieter:innen die Kaution bei Ende des Mietverhältnisses vom Erwerber nicht erlangen, bleibt der frühere Vermieter zur Rückgabe verpflichtet (§ 566a Satz 2 BGB).

Andere Formen der Sicherheit

Statt Bargeld können Parteien vereinbaren:

• Bankbürgschaft: Die Bank garantiert die Zahlung, Mieter:innen zahlen dafür Gebühren.
• Bürgschaft einer dritten Person, zum Beispiel der Eltern.
• Verpfändung eines Sparbuchs.

Solche Sicherheiten werden nicht als Geld gebucht, aber im System vermerkt. Das Original der Bürgschaftsurkunde bewahrt der Vermieter auf.

Rückzahlung am Ende des Mietverhältnisses

Nach der Rückgabe der Wohnung prüft der Vermieter den Zustand (Übergabeprotokoll) und berechnet mögliche Forderungen. Ausgezahlt wird: Kaution plus Zinsen minus begründete Abzüge.

Das Gesetz nennt keine feste Frist. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs steht dem Vermieter eine angemessene Prüfungsfrist zu. Der Anspruch wird fällig, wenn diese Frist abgelaufen ist und dem Vermieter keine offenen Forderungen aus dem Mietverhältnis mehr zustehen (Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05, und Urteil vom 20.07.2016, VIII ZR 263/14). In der Praxis gelten meist drei bis sechs Monate als Richtwert. Das ist keine feste Regel: Im Einzelfall kann auch mehr Zeit angemessen sein. Ein angemessener Teil darf bis zur Betriebskostenabrechnung einbehalten werden, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist, und nur in ungefährer Höhe dieser Nachzahlung. Der Vermieter sollte das offen mitteilen: „Ich zahle jetzt X Euro aus und behalte Y Euro bis zur Abrechnung ein.“ Die Abrechnung selbst muss den Mieter:innen spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Begründete Abzüge: offene Miete, Schäden über die normale Abnutzung hinaus, offene Nachforderungen aus der Betriebskostenabrechnung, gegebenenfalls Schönheitsreparaturen oder Kleinreparaturen, wenn die Vertragsklausel wirksam ist.

Nicht begründet: normale Abnutzung, Renovierung bei unwirksamer Klausel, nicht nachgewiesene oder überhöhte Schäden. Vermieter müssen Abzüge belegen, zum Beispiel mit Fotos, Handwerkerrechnungen und dem Übergabeprotokoll.

Verjährung im Zusammenhang mit der Kaution

Der Rückzahlungsanspruch der Mieter:innen verjährt nach der Regelverjährung in drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Für Schadensersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache gilt eine kurze Frist von sechs Monaten (§ 548 Abs. 1 BGB), die mit der Rückgabe der Mietsache beginnt. Vermieter sollten Schäden also zügig geltend machen. Mehr dazu im Beitrag zu Aufbewahrungsfristen und Verjährung.

So buchen Sie die Kaution

• Eingang: Die Kaution wird auf einem eigenen Konto als Verbindlichkeit des Vermieters gegenüber den Mieter:innen gebucht, nicht als Ertrag.
• Jährlich: Zinsen erhöhen die Verbindlichkeit.
• Rückzahlung: Die Verbindlichkeit sinkt um den ausgezahlten Betrag, die Zahlung erfolgt vom Kautionskonto.
• Einbehalt: Wird Geld für Forderungen einbehalten, mindert das die Verbindlichkeit. Die Forderung oder der Ertrag wird parallel erfasst.

In der Bilanz des Vermieters steht das Kautionskonto auf der Aktivseite, die Verbindlichkeit auf der Passivseite. Beide müssen zusammenpassen, Zinsen berücksichtigt. Weichen sie ab, ist das ein Warnsignal, zum Beispiel wenn Kautionsgeld anderweitig verwendet wurde.

Welche Unterlagen gehören in die Akte?

Mietvertrag mit Kautionsklausel, Nachweis des Zahlungseingangs, Kontounterlagen, jährliche Zinsnachweise, Endabrechnung der Kaution und alle Belege für Abzüge. Für Zahlungsnachweise und Kontoauszüge gilt als Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO, seit 2025), für Geschäftsbriefe sechs Jahre. Weil Ansprüche aus der Kaution noch verjähren können, ist es sinnvoll, die Kautionsakte länger zu behalten. Mehr dazu im Ratgeber zu Aufbewahrungsfristen in der Hausverwaltung.